惠普文印管理解决方案助长城人寿保险迈向打印管理精细化

连续五次跻身“中国服务业企业500强”之列，仅6年时间就成为了中型保险企业中的佼佼者，长城人寿保险股份有限公司（以下简称“长城保险”），这家全国性的保险公司，希望自身的内部运营和管理水平也能跟上企业快速发展的步伐。作为一个以服务为核心竞争力的保险公司，高效优质的信息系统也是公司运营、业务提升的保障。然而随着公司业务的迅速壮大，相辅相成的打印需求也与日俱增，打印设备也在逐步添加和扩充，给现行的设备管理带来了新的问题，也对整体的办公外部设备构架提出了新的挑战。

　　因此长城保险希望摸索出一套切实有效的办公外设管理模式来应对因设备添置所带来的复杂文印环境，优化办公设备配置，改善信息系统中的外部设备构架，同时也能将文印成本透明化，为长远的设备采购提供参考。

　　在长城保险寻找打印管理方案之时，惠普的远程打印管理工具HP Web Jetadmin 以其在管理上透明化、主动化、方便易用等特点正好契合了长城保险的需求，随之立即进入了方案试用阶段。

　　对复杂打印环境的思索

　　笔者走进刚刚乔迁的长城保险北京总部，看到一片紧张忙碌的工作场景。而对于长城保险信息技术部经理赵博而言，将今年刚采购的一批HP打印机添加至IT构架中，并迅速应对和调整文印环境中可能由此出现的问题是眼下最首要的任务。

　　长城保险北京总部现有40台打印复印设备，分布于公司的四个不同的楼层，设备分散，而且打印设备种类繁多，对于日常办公打印需求最大的文档打印，长城保险所配备的是惠普2055dn打印机，而要打印客户的保单或者票据，就得使用针式打印机，设备不同，耗材、纸张也不同，打印时出现的情况也各异。随着设备种类和数量的增加，外设构架日趋复杂，面对部门不同的打印需求，文印环境的复杂程度和所需应对的问题也成倍增加。

　　对此，长城保险在对HP的外设文印管理软件试用过程中找到了优化打印环境和优化外设构架的突破口。Web Jetadmin软件平台是一个基于网络的打印管理解决方案，能够在一台主机上实现对联网打印机和相关打印基础设施组件的远程管理，还包括网络扫描仪与投影机。通过Web Jetadmin长城保险总部所有联网的打印和复印设备都能实现统一管理，只需鼠标点击就能在软件界面上同时布控和监测多台文印设备。打印机一旦出现卡纸、空纸等工作故障，Web Jetadmin都能及时监测，并且通过预先定制电子邮件提醒，系统能够及时向管理员报警。Web Jetadmin同时还可以实现墨盒、碳粉的使用量的实时监测，管理员在软件界面上就可以全面掌握所有办公设备的耗材状况，以便提前做好耗材的更换和采购的计划。

　　IT管理员的设备维护工作因此从被动转变为主动，更重要的能提前处理突发情况，预防风险的发生。长城保险曾经发生过因电脑染毒，打印机不停地接收电脑发送的打印指令，而导致短时间内连续打印，出纸上千张的情况。通过WebJetadmin的远程监控管理功能，IT管理员能够全面管理文印网络设备的通讯协议与访问设置，迅速监测追踪到打印设备诸如此类的异常动作，并且可以立即采取行动，暂时封闭染毒PC端口，进行电脑杀毒，避免影响其他网络用户对打印设备的使用，同时也遏制了纸张的大量浪费，提高办公效率。

　　集成管理，优化流程

　　目前长城保险打印设备维护中的另一棘手问题是，打印设备维护的工作量很大，而现有的管理员人力配备很难满足整个总部的文印管理的需求。

　　公司总部40台打印设备仅靠两名IT管理员统一维护，设备的查看、检修、安装和调试都需要管理员亲力亲为。两名IT管理员常常在四层办公区跑上跑下，报修电话也是接连不断，光是外设维护的工作就已经应接不暇了。Web Jetadmin的设备状态提醒功能帮IT管理省了不少功夫。赵博说，现在IT管理员在上下楼更换耗材之前都会先通过Web Jetadmin查看同一楼层所有设备的状态，再安排维护的工作，拿着所有需要的硒鼓、墨盒、工具一起上楼，跑一趟就完成了对整个楼层设备的维护。现在IT管理员每天只要跑两趟，就能轻松完成对总部所有设备的维护，用这样全面、集中的处理方式，非常省时省力。

　　其实IT管理员每天大部分的工作都在处理非常琐碎的问题，Web Jetadmin将打印环境中存在的零碎问题集中管理，让 IT管理员能在预知所有设备的情况下安排、部署设备的维护任务，提高效率。借助有效的管理工具，管理员能从这些琐碎的工作中解放出来，将更多的时间和精力投入其他工作，IT运营的整体效率因而也得以改善提高。

　　“现在IT管理员接到的设备报修电话明显减少了”，赵博说“员工现在对整个信息技术部的服务满意度都有显著提升，甚至还有同事跟我开玩笑，你们现在全是远程操作，问题处理地比我们或员工发现还快。” 赵博认为，为员工提供更高效、顺畅的信息化办公服务就是IT运营团队的责任。对于一个保险企业，服务就是生命线，无论对保险客户，还是内部运营，服务精神都应该渗透到每一个细节。文印管理流程的优化，所受益的不仅局限于IT管理。更快速、顺畅的信息处理和响应系统能让一个保险企业的内部运营水平得以提升，也会为企业发展带来更长远的收益和价值。

　　让文印成本透明化

　　同很多保险类企业一样，长城保险日常办公打印的开支费用都被划分在管理费用中，很难与业务部门的实际绩效直接挂钩，容易造成打印过程中人为浪费的情况。而且设备管理和办公用品采购分属公司的两个不同部门负责，打印用纸成本仅能通过纸张采购的情况来体现，而耗材申报购买则由信息部负责，因此给文印成本的核算也带来了麻烦。耗材和纸张的使用情况并无细致的追踪和统计，也拿不出明确的数据。因此无论是对设备管理还是设备采购，在成本控制方面都没有可量化的参照。

　　而通过对HP Web Jetadmin一个月的试用，赵博发现透明化文印成本是可以实现的，而且也找到了降低文印成本的有效途径。HP Web Jetadmin可以实时监控并分析耗材的使用情况，帮助IT管理员预估未来的耗材需求，而且还能自动输出打印设备使用情况的报表。在试用第20天的时候，IT管理员制作了一份设备打印作业报告，每台设备在20天内的印量、耗材消耗量、设备利用率等数据，都能在其中清晰地查看，一目了然。赵博说，这种报表非常具有实际意义，通常我们会定期向领导提交信息部的运营维护报告，有了这种报表我们分析也有据可循，总结和建议也变得轻松简单。

　　更重要的是，这些数据和报告能对设备采购提供非常有价值的参考。打印设备的报表能清楚呈现设备的成本和使用率，IT管理员能够对此作出判断，这台打印机对于使用者而言，配置是否合适，各楼层的打印设备是否需要调整，使得每台打印机都能被充分使用，进而优化整体设备构架。如此一来，对于长远的设备配置和采购也能给出指导性的建议。赵博表示，每年长城保险的打印机采购量都在100台以上，一旦清楚了打印设备的构架与使用量，设备采购也变得目标明确，每一笔投入都花在刀刃上，这正是降低成本所追求的。此外，Web Jetadmi还能通过收集并整合设备使用的信息促进在线耗材订购流程，比如在收集到硒鼓墨盒信息之后，提出满足用户需求的采购选项，以便轻松地向惠普或经销商订购设备或耗材。

　　在打印使用过程中Web Jetadmin还能帮助IT 管理员实现成本节省。IT管理员可通过Web Jetadmin对打印设备进行分组，对于业务中需要彩色打印的用户设置权限。赵博说，这样一来同样一台设备可以多人共享，无需彩色打印的员工输出的文档将自动变成黑白灰度文档输出，如有特殊作业，管理人员也可以很方便地进行调整。

　　同时，自动双面打印也能够以同样的方式实现对成本有效节省。配合惠普HP LaserJet P2055dn的自动双面打印功能，对于日常打印量大的用户可以默认设置自动双面打印，纸张用量因此整体减少了约30%，节省非常明显。由此可见，打印设备硬件以及软件的协同配合可以让文印达到更好的节省效果。

　　通过对HP Web Jetadmin一个月的试用，赵博发现，借助好的工具能够明显提升文印管理的效率，帮助发现文印环境中的问题，建立起更合理优化的信息系统。在试用中，赵博还发现Web Jetadmin可以通过web浏览器进行访问，他说有了这个功能，Web Jetadmin可以推广到全国各三四级的分支机构，在一定地区内可以对各个打印设备进行一定程度的统一规范的监控，对于全面的信息管理有很大的帮助。据了解，长城保险也希望公司的运营水平能全面提升，实现资源优化整合，针对IT和文印方面也计划建立一个信息服务中心，文档打印和扫描等业务将随之进行更大范围的集中，将总公司、分公司及各个下属部门的打印活动进行统一的安排和全面的管理。